บทที่ 8 เรื่อง การพัฒนาระบบสารสนเทศ

บทที่ 8

เรื่อง การพัฒนาระบบสารสนเทศ

สาระการเรียนรู้

การพัฒนาระบบสารสนเทศ

       การมีระบบสารสนเทศที่สมบูรณ์และมีประสิทธิภาพหรือคู่แข่งขัน ระบบสารสนเทศที่ดีจะช่วยจัดการและบริหารข้อมูลที่มีอยู่ภายในองค์กรและที่จะมาจากภายนอกองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การพัฒนาระบบสารสนเทศเป็นกระบวนการที่ใช้เทคนิคการศึกษา การวิเคราะห์ และการออกแบบระบบสารสนเทศขององค์กรให้สามารถดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ การดำเนินในลักษณะที่ว่า การวิเคราะห์และออกแบบระบบ

ความสำคัญของผู้ใช้ต่อการพัฒนาระบบ

       ผู้ใช้ระบบ หมายถึง ผู้จัดการที่ควบคุมและดูแลระบบสารสนเทศขององค์กรและหรือเจ้าหน้าที่ปฏิบัติกับระบบสารสนเทศ ผู้ใช้จะเป็นบุคคลที่ใช้งานและปฏิสัมพันธ์กับระบบสารสนเทศโดยตรง

ระบบงานจะต้องให้ข้อมูลสำคัญแก่ทีมงานพัฒนาระบบโดยแจกรายละเอียดเกี่ยวข้อมูลดังนี้

1. สารสนเทศที่องค์กรหรือหน่วยงานต้องการ แต่ยังไม่มีระบบใดในปัจจุบันที่จะช่วยให้ได้มาซึ่งข้อมูลหรือสารสนเทศเท่านั้น

2. ผู้ใช้ระบบไม่พอใจต่อสิ่งใด ขั้นตอนหรือส่วนประกอบใดในระบบปัจจุบัน

3. ผู้ใช้ระบบมีความต้องการให้ระบบใหม่มีรูปแบบและคุณลักษณะอย่างไร ส่วนประกอบอะไรบ้าง และสามารถทำงานได้อย่างไร

 

ข้อบกพร่องของระบบ

สารสนเทศในการดำเนินงานขององค์กร

ปัจจัยในการพัฒนาระบบ

นักวิเคราะห์ระบบ System Analyst หรือ SA จะมีบทบาทสำคัญ ดังนี้

1. ปรึกษา

2. ผู้เชี่ยวชาญ

3. ตัวแทนการเปลี่ยนแปลง

ทีมงานพัฒนาระบบ

เป็นกลุ่มบุคคลที่มีหน้าที่และความรับผิดชอบ และหรือมีส่วนเกี่ยวข้องในกระบวนการพัฒนาระบบ งานพัฒนาระบบจะประกอบด้วยบุคคลดังนี้

1. คณะกรรมการดำเนินงาน

2. ผู้จัดการระบบสารสนเทศ

3. ผู้จัดการโครงการ

4. นักวิเคราะห์ระบบ

5. นักเขียนโปรแกรม

6. เจ้าหน้าที่รวบรวมข้อมูล

7. ผู้ใช้และผู้จัดการทั่วไป

วิธีพื้นฐานในการพัฒนาระบบ

ขั้นตอนการพัฒนาระบบสารสนเทศ

1. การสำรวจเบื้องต้น

2. การวิเคราะห์ความต้องการ

3. การออกแบบระบบ

4. การจัดหาอุปกรณ์ของระบบ

5. การติดตั้งระบบและการบำรุงรักษา

1. วิธีเฉพาะเจาะจง

2. วิธีสร้างฐานข้อมูล

3. วิธีจากล่างขึ้นบน

4. วิธีจากบนลงล่าง

เป็นบุคคลที่ศึกษาระบบงานโดยตรวจสอบกระบวนการปฏิบัติงาน ข้อมูลนำเข้า และสารสนเทศ เพื่อหาวิธีการพัฒนาให้การทำงานมีประสิทธิภาพ และการนำเทคโนโลยีมาประยุกต์ให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลขึ้น การทำงานของ SA

1. ผู้ใช้ระบบ

2. การวางแผน

3. การทดสอบ

4. การจัดเก็บเอกสาร

5. การเตรียมความพร้อม

6. การตรวจสอบและประเมินผล

　

7. การบำรุงรักษา

8. อนาคต

1. ความต้องการ

2. กลยุทธ์

3. เทคโนโลยีระบบปัจจุบันมีองค์ประกอบของเทคโนโลยีที่ไม่เหมาะสม

4. ความซับซ้อน

5. ความผิดพลาด

6. มาตรฐานระบบเอกสารในระบบปัจจุบันมีมาตรฐานต่ำ

อีคอมเมิร์ซ

หลักการด้านอีคอมเมิร์ซ

       พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์หรืออีคอมเมิร์ซคือ  การค้าขายผ่านทางเครือข่ายอินเตอร์เนต  อินเตอร์เนตจะเปลี่ยนวิถีทางการดำรงชีวิตของทุกคน  อินเตอร์เนต จะเปลี่ยนวิธีการศึกษาหาความรู้ อินเตอร์เนตจะเปลี่ยนวิธีการทำมาค้าขาย อินเตอร์เนตจะเปลี่ยนวิธีการหาความสุขสนุกสนาน  อินเตอร์เนตจะเปลี่ยนทุกสิ่งทุกอย่าง และทุกสิ่งทุกอย่างจะรวมกันเข้ามาหาอินเตอร์เนต
     กล่าวกันว่าในปัจจุบันนี้ถ้าบริษัทห้างร้านใดไม่มีหน้าโฮมเพจในอินเตอร์เนตบริษัทห้างร้านนั้นก็ไม่มีตัวตน นั่นคือไม่มีใครรู้จัก เมื่อไม่มีใครรู้จักก็ไม่มีใครทำมาค้าขายด้วย แล้วถ้าไม่มีใครทำมาค้าขายด้วยก็อยู่ไม่ได้ต้องล้มหายตายจากไป ว่ากันว่าอินเตอร์เนตคือแหล่งข้อมูลข่าวสาร และข้อมูลข่าวสารอย่างหนึ่งก็คือ ข้อมูลเกี่ยวกับราคาสินค้า ข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้านั้นๆ และข้อมูลเกี่ยวกับผู้ขายผู้ผลิต  ซึ่งในปัจจุบันผู้บริโภคมีทางเลือกในการที่จะซื้อสินค้ากันมากขึ้น เช่นการเข้าไปเลือกซื้อจากในเว็บไซต์ มีการเข้าไปเปรียบเทียบราคาสินค้าก่อนที่จะซื้อ  หากจะกล่าวว่า “ข่าวสาร” คืออำนาจ ในปัจจุบันนี้ผู้บริโภคก็ได้รับการติดอาวุธอย่างใหม่ที่มีอำนาจมากพอที่จะต่อรองกับผู้ผลิต และผู้จำหน่ายสินค้าได้ผลดีที่สุดเท่าที่เคยมีมาและพฤติกรรมของผู้บริโภคทั่วโลกก็เปลี่ยนแปลงไปอย่างสิ้นเชิง
    ในการทำอีคอมเมิร์ซนั้นไม่ใช่เพียงแค่เป็นเว็บเพจหรือช่องทางการจำหน่ายสินค้า แต่อีคอมเมิร์ซยังมีความหมายรวมไปถึงการนำเทคโนโลยีมาใช้ในกระบวนการทางธุรกิจ เพื่อลดค่าใช้จ่าย ลดเวลาที่ต้องสูญเสียไปโดยเปล่าประโยชน์ และยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินธุรกิจ รวมไปถึงการพัฒนาความสัมพันธ์ระหว่างเจ้าของกับผู้บริโภค และผู้ค้าส่ง สำนักวิจัยไอดีซี (IDC) ได้ประมาณรายได้ของการทำธุรกิจอีคอมเมิร์ซแบบธุรกิจต่อธุรกิจ (B-to-B) ว่าเพิ่มขึ้นจาก 80 พันล้านเหรียญสหรัฐหรือประมาณ 3,200 พันล้านบาทในปี พ.ศ. 2542 เป็น 1 ล้านล้านเหรียญสหรัฐหรือประมาณ 40 ล้านล้านบาทในปี พ.ศ. 2546
คำจำกัดความของอีคอมเมิร์ซ
    คำจำกัดความของอีคอมเมิร์ซนั้นได้มีผู้ให้นิยามไว้ต่างๆ กันอันเนื่องมาจากมองในแง่มุมที่แตกต่างกัน ถ้าถามอาจารย์สามคนว่าอีคอมเมิร์ซคืออะไร ก็คงได้คำตอบสี่คำตอบ คือแต่ละคนให้คำตอบคนละคำตอบ แล้วเมื่อมาประชุมปรึกษาหารือกันก็ตกลงกันเป็นอีกคำตอบหนึ่ง
   ถ้าถามนักอินเตอร์เนตหรือที่เรียกกันว่าอินเตอร์นอต (Internaut แบบเดียวกับ Asternaut) ก็อาจจะได้คำตอบว่า อีคอมเมิร์ซคือระบบการซื้อขายสินค้าและบริการผ่านเครือข่ายอินเตอร์เนต
ถ้าถามนักสื่อสารก็อาจจะได้คำตอบว่า อีคอมเมิร์ซคือการใช้ระบบสื่อสารในการส่งโฆษณา สินค้าและบริการไปให้ลูกค้า การใช้ระบบสื่อสาร โดยลูกค้าสั่งซื้อสินค้าและการจ่ายเงิน
   ถ้าถามผู้ให้บริการก็อาจจะได้คำตอบว่า อีคอมเมิร์ซคือการให้บริการให้บริษัทห้างร้านต่างๆ ได้โฆษณาประชาสัมพันธ์สินค้า ให้บริการผู้ซื้อได้ดูโฆษณาเลือกหาสินค้า และให้บริการเจ้าของกิจการได้ลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มความรวดเร็วในการจัดส่งสินค้าและให้บริการหลังการขายแก่ลูกค้า
ถ้าถามนักเทคโนโลยี ก็อาจจะได้คำตอบว่า อีคอมเมิร์ซคือการนำเทคโนโลยีมาใช้ลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพในการค้าขาย

ประวัติวิวัฒนาการอีคอมเมิร์ซโดยสังเขป

      การค้าอิเล็กทรอนิกส์นั้นเริ่มขึ้นบนโลกครั้งแรกเมื่อปี พ.ศ. 2513 ซึ่งได้มีการเริ่มใช้ระบบโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์หรืออีเอฟที (EFT = Electronic Fund Transfer) แต่ในขณะนั้นมีเพียงบริษัทขนาดใหญ่และสถาบันการเงินเท่านั้นที่ใช้งานระบบโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ ต่อมาอีกไม่นานก็เกิดระบบการส่งเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือ อีดีไอ (EDI = Electronic Data Interchange) ซึ่งสามารถช่วยขยายการส่งข้อมูลจากเดิมที่เป็นข้อมูลทางการเงินอย่างเดียวเป็นการส่งข้อมูลแบบอื่นเพิ่มขึ้น เช่น การส่งข้อมูลระหว่างสถาบันการเงินกับผู้ผลิต หรือผู้ค้าส่งกับผู้ค้าปลีก เป็นต้น

ประเภทของอีคอมเมิร์ซ
มีการแบ่งประเภทอีคอมเมิร์ซกันหลายแบบ เช่น แบ่งอีคอมเมิร์ซเป็น 5 ประเภท แบ่งอีคอมเมิร์ซเป็น 3 ประเภท แบ่งอีคอมเมิร์ซเป็น 6 ส่วน และแบ่งอีคอมเมิร์ซตามประเภทสินค้าเป็น 2 ประเภท เป็นต้น

มาโครไวรัส (macro virus)

มาโครไวรัส (macro virus)

     มาโครไวรัส คือไวรัสที่ติดไฟล์เอกสารชนิดต่างๆ ซึ่งมีความสามารถในการใส่คำสั่งมาโครสำหรับทำงานอัตโนมัติในไฟล์เอกสารด้วย ตัวอย่างเอกสารที่สามารถติดไวรัสได้ เช่น ไฟล์ไมโครซอฟท์เวิร์ด ไมโครซอฟท์เอ็กเซล เป็นต้น

การแพร่กระจายของไวรัสคอมพิวเตอร์ สามารถกระทำได้ 2 ลักษณะ ดังนี้

1 นำแผ่นดิสก์ที่มีไวรัสอยู่มาใช้งาน จะทำให้ไวรัสเข้าไปอาศัยอยู่ในหน่วยความจำของ
   เครื่องคอมพิวเตอร์
    - หากเครื่องคอมพิวเตอร์มีฮาร์ดดิสก์ติดไวรัสไปด้วยและเมื่อนำเอาแผ่นดิสก์ใหม่มา ใช้งานอีกก็จะทำให้ติดไวรัสไปเช่นกัน
    - หากเครื่องคอมพิวเตอร์ไม่มีฮาร์ดดิสก์ หากมีการนำแผ่นดิสก์อื่น ๆ มาใช้งานในขณะที่มีไวรัสอาศัยอยู่ในหน่วยความจำ ไวรัสก็จะแพร่กระจายเข้าสู่แผ่นดิสก์นั้นด้วย

 2 ไวรัสสามารถแพร่กระจายไปตามระบบสื่อสารของคอมพิวเตอร์ เช่นระบบ LAN , MODEM เป็นต้น
สำหรับชนิดของไวรัสคอมพิวเตอร์ที่มีในปัจจุบันนั้นไม่สามารถบอกจำนวนชนิดได้แน่นอน เนื่องจากไวรัสคอมพิวเตอร์มีการพัฒนาขึ้นเรื่อยๆ อีกทั้งยังมีจำนวนชนิดที่เพิ่มขึ้นทุกวัน ส่วนสาเหตุ
ที่ทำให้เกิดไวรัสคอมพิวเตอร์นั้นมีด้วยกันหลายสาเหตุ เช่น ในเรื่องของธุรกิจการค้าการจำหน่าย
โปรแกรมนั้นจำเป็นที่จะต้องมีการป้องกันการก๊อปปี้เพื่อให้การจำหน่ายโปรแกรมสามารถทำกำไรให้แก่ผู้ผลิตหรือจำหน่ายได้เต็มที่หรือในกรณีที่ผู้ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ต้องการทดสอบวิชาที่ตัวเอง
ได้ศึกษามา เป็นต้น

 อาการของคอมพิวเตอร์ที่สงสัยว่าติดไวรัส

1.ชอบมีหน้าต่างโฆษณาผุดขึ้นมาบ่อยๆจนน่าลำคาญ ทั้งๆที่ไม่ได้รับเชิญ
2.มีโปรแกรมบางอย่างติดตั้งอยู่ในเครื่อง ทั้งๆที่ไม่เคยสั่งติดตั้ง  บางโปรแกรม ถอนการติดตั้งไม่ได้ ลบก็ไม่ออก
3.รีสตาร์ทเครื่องเอง ทั้งๆที่ไม่ได้สั่ง หรือเครื่องแฮงค์อยู่บ่อยๆ(กรณีย์เช็คHardwareแล้วปกติ)
4.ปรากฏหน้าโฮมเพจแปลกๆ ที่เราไม่ได้ตั้งค่าไว้ และไม่สามารถตั้งค่าโฮมเพจใหม่ได้
5.ขณะที่กำลังเข้าชมเว็บไซด์ที่ต้องการ กลับมีมีเว็บไซด์อื่นที่ไม่รู้จักปรากฏออกมาด้วย
6.อินเทอร์เน็ตช้าลงอย่างไม่รู้สาเหตุ
7.เครื่องทำงานได้ช้าลง เนื่องจากต้องเสียหน่วยความจำ(Ram)ไปให้กับไวรัส หรือHarddisk ทำงานตลอด สังเกตุไฟสีแดงจะค้าง
8.ปรากฏ เมล์ ที่ไม่รู้จักอยู่เต็มไปหมด
9.บางโปรแกรมที่เราติดตั้งไว้ในเครื่องไม่ทำงาน ข้อมูลในเครื่องได้รับความเสียหาย เปิดอ่านไม่ได้
แฟ้มหรือโปรแกรมถูกทำลาย ไวรัสบางโปรแกรมจะทำลายโปรแกรมหลักได้แก่ หรือถูกลบหรือหายไปโดยไม่ทราบสาเหตุ
10.บางครั้งสั่งพิมพ์งานแต่เครื่องพิมพ์(Printer)กลับไม่ตอบสนองคำสั่ง หรือสั่งแล้วพิมพ์ไม่หยุด
11.มีแถบเครื่องมือหรือทูลบาร์แปลกๆ ในเว็บบราวเซอร์ ที่ท่านใช้Onlineอยู่ ทั้งๆที่ไม่ได้ติดตั้ง
12.มีIconชอร์ตคัท ของโปรแกรมที่เราไม่รู้จัก อยู่บนเดสก์ทอป ทั้งๆที่ไม่เคยสั่งติดตั้งโปรแกรมเพิ่มเติม13.ทำงานช้าลง เครื่องคอมพิวเตอร์ที่เคยทำงานรวดเร็ว ต่อมาเกิดอาการเฉื่อยลง การเปิดแฟ้มช้าลง บางครั้งมีภาพหรืออักษรประหลาดขึ้นมาบนจอภาพ 

14.แผ่นบันทึกข้อมูลเต็ม ไวรัสบางโปรแกรมจะเพิ่มขนาดให้กับแฟ้มข้อมูล หรือ โปรแกรมทำให้แฟ้มข้อมูลโตขึ้นทุกครั้งที่ใช้งานจนในที่สุดจะมีข้อความแจ้งว่าแผ่นบันทึกข้อมูลเต็ม
15.แฟ้มหรือโปรแกรมถูกทำลาย ไวรัสบางโปรแกรมจะทำลายโปรแกรมหลักได้แก่ โปรแกรมที่มีประเภทเป็น .EXE และ .COM ทำให้นำโปรแกรมมาทำงานไม่ได้  

 โปรแกรมป้องกันไวรัส (อังกฤษ: Antivirus software) หรือในวงการเรียกว่า แอนติไวรัส/แอนติสปายแวร์
           (Anti-Virus/Anti-Spyware) เป็นโปรแกรมที่สร้างขึ้นเพื่อป้องกันและกำจัดไวรัสคอมพิวเตอร์(ต่อจากนี้จะเรียกว่าไวรัส)จากผู้ไม่หวังดีทางอินเทอร์เน็ต

                    โปรแกรมป้องกันไวรัสมี 2 แบบใหญ่ๆ

             1.แอนติไวรัส เป็นโปรแกรมโปรแกรมป้องกันไวรัสทั่วๆไป จะค้นหาและทำลายไวรัสในคอมพิวเตอร์ของเรา
             2.แอนติสปายแวร์ เป็นโปรแกรมป้องกันการโจรกรรมข้อมูล จากไวรัสสปายแวร์ และจากแฮ็คเกอร์รวมถึงการกำจัด Adware ซึ่งเป็นป๊อปอัพโฆษณาอีกด้วย

                   โปรแกรมป้องกันไวรัสจะค้นหาและทำลายไวรัสที่ไฟล์โดยตรง แต่ในทุกๆวันจะมีไวรัสชนิดใหม่เกิดขึ้นมาเสมอทำให้เราต้องอัปเดตโปรแกรมป้องกันไวรัสตลอดเวลาเพื่อให้คอมพิวเตอร์ของเราปลอดภัย โดยแอนติไวรัสจะมีหลายรูปแบบตามบริษัทกันไปและแต่ละบริษัทจะมีการอัปเดตและการป้องกันไม่เหมือนกันเหมือนกันแต่ในคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวไม่ควรมีแอนติไวรัส 2 โปรแกรมเพราะจะทำให้โปรแกรมขัดแย้งกันเองจนไม่สามารถใช้งานได้             

หน่วยที่ 3 ระบบย่อยของสารสนเทศเพื่อการจัดการ

บทที่ 3

ระบบย่อยของสารสนเทศเพื่อการจัดการ

สาระการเรียนรู้

ระบบ MIS เป็นระบบใหญ่และมีความซับซ้อน จึงมีการแบ่งออกเป็นระบบย่อย ๆ ดังนี้

1. ระบบประมวลผลรายการ หรือที่เรียกว่า TPS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น โดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ เพื่อให้การทำงานที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายในองค์กรมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

2. ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ หรือที่เรียกว่า MRS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบ และจัดทำรายงานหรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร

3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ หรือที่เรียกว่า DSS หมายถึง ระบบที่จัดหาหรือจัดเตรียมสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้นปกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง

4. ระบบสารสนเทศสำนักงาน หรือที่เรียกว่า OIS หมายถึง ระบบที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นให้ช่วยการทำงานในสำนักงาน เพื่อเพิ่มผลิตและประสิทธิภาพการปฏิบัติงานในสำนักงาน

ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ มีหน้าที่หลักดังนี้

1. การทำบัญชี ทำหน้าที่ ในการเก็บบันทึกการปฏิบัติงานหรือเหตุการณ์ทางการบัญชี
2. การออกเอกสาร ทำหน้าที่เกี่ยวกับการออกเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานในแต่ละวันขององค์กร
3. การทำรายงานควบคุม ทำหน้าที่เกี่ยวกับการออกเอกสารค่าง ๆ ที่มีผลมาจากการดำเนินงานขององค์กร

ประโยชน์ของเทคโนโลยีสารสนเทศต่อการดำเนินงานทางธุรกิจ

1. ความผิดพลาดที่เกิดจากความสะเพร่า
2. ใช้แรงงานมาก
3. การสูญหายของข้อมูล
4. การตอบสนองที่ล่าช้า

วงจรการทำงานของระบบปฏิบัติงานทางธุรกิจ

1. การป้อนข้อมูล
2. การประมวลผลหรือการปฏิบัติงานกับข้อมูล
2.1 แบบครั้งต่อครั้ง
2.2 แบบตามเวลาที่เกิดขึ้นจริง
3. การปรับปรุงฐานข้อมูล
4. การผลิตรายงานและเอกสาร
4.1 เอกสารที่เกี่ยวกับสารสนเทศ
4.2 เอกสารการปฏิบัติการ
4.3 เอกสารหมุนเวียน
5. การให้บริการสอบถาม

ระบบย่อยของระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ

1. ระบบจ่ายเงินเดือน
2. ระบบบันทึกคำสั่งซื้อ
3. ระบบสินค้าคงคลัง
4. ระบบใบกำกับสินค้า
5. ระบบส่งสินค้า
6. ระบบบัญชีลูกหนี้
7. ระบบสั่งซื้อสินค้า
8. ระบบรับสินค้า
9. ระบบบัญชีเจ้าหนี้
10. ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป

ระบบจัดทำรายงานเพื่อการจัดการ มีคุณสมบัติสำคัญดังนี้

1. สามารถที่จะสนับสนุนการตัดสินใจทั้งที่เป็นแบบโครงสร้างและกึ่งโครงสร้างอย่างมีประสิทธิภาพ
2. ผลลิตเอกสารหรือรายงานตามตารางที่กำหนด
3. ถูกผลิตออกมาในรูปแบบที่คงที่หรือถูกกำหนดไว้
4. สารสนเทศที่บรรจุอยู่ในรายงานหรือเอกสารมักจะเป็นสารสนเทศ
5. บ่อยครั้งที่รายงานหรือเอกสารจะถูกผลิตในรูปของกระดาษ

ประเภทของรายงาน

       รายงาน เป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นโดยรวบรวมข้อมูลสำคัญในแต่ละเรื่อง เพื่อใช้ประกอบการปฏิบัติงานของผู้ใช้หรือการตัดสินใจของผู้บริหาร
1. รายงานที่ออกตามตาราง
2. รายงานที่ออกในกรณีพิเศษ
3. รายงานที่ออกตามความต้องการ
4. รายงานที่ออกเพื่อพยากรณ์

คุณสมบัติของสารสนเทศในระบบจัดทำรายงาน

1. ตรงประเด็น
2. ความถูกต้อง
3. ถูกเวลา
4. สามารถพิสูจน์ได้

ประเภทของสำนักงาน

1. การตัดสินใจ
2. การจัดการเอกสาร
3. การเก็บรักษา
4. การจัดเตรียมข้อมูล
5. การติดต่อสื่อสาร

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ

         ระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์เพื่อช่วยผู้ตัดสินใจที่ต้องเผชิญกับปัญหาที่มีโครงสร้างระดับต่าง ๆ โดยสามารถทดสอบผลการตัดสินใจในการแก้ปัญหาด้วยตัวแบบข้อมูลและทำการวิเคราะห์ผลที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว

         ระบบสารสนเทศที่จัดทำขึ้นเพื่อให้ผู้ทำการตัดสินใจใช้ประกอบการตัดสินใจ จึงเป็นระบบที่ง่ายต่อการเรียกใช้งานและการโต้ตอบ

ส่วนประกอบของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ

1. การจัดการข้อมูล
2. การจัดการตัวแบบ
3. การจัดการความรู้
4. การติดต่อกับผู้ใช้

ระบบสารสนเทศสำหรับสำนักงาน

1. ระบบตัดการเอกสาร
1.1 การประมวลคำ
1.2 การผลิตเอกสารหลายชุด
1.3 การออกแบบเอกสาร
1.4 การประมวลรูปภาพ
1.5 การเก็บรักษา

2. ระบบควบคุมและส่งผ่านข่าวสาร
2.1 โทรสาร
2.2 ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์
2.3 ไปรษณีย์เสียง

3. ประทุมทางไกล
3.1 การประชุมทางไกลที่ใช้ทั้งภาพและเสียง
3.2 การประชุมทางไกลใช้เฉพาะเสียง
3.3 การประชุมโดยใช้คอมพิวเตอร์
3.4 โทรศัพท์ภายใน
3.5 การปฏิบัติงานผ่านระบบสื่อสารทางไกล

4. ระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงาน
4.1 ชุดคำสั่งสำหรับกลุ่ม
4.2 ระบบจัดระเบียบงาน
4.3 คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ
4.4 การนำเสนอประกอบภาพ
4.5 กระดานข่าวสารในสำนักงาน

หน่วยที่ 2 ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

ระบบสารสนเทศ

       ระบบสารสนเทศ คือ กระบวนการประมวลผลข่าวสารที่มีอยู่ ให้อยู่ในรูปของข่างสารที่เป็นประโยชน์สูงสุด เพื่อเป็นข้อสรุปที่ใช้สนับสนุนการตัดสินใจของบุคคลระดับบริหาร

       เทคโนโลยีสารสนเทศ คือ เทคโนโลยีที่ประกอบขึ้นด้วยระบบจัดเก็บและประมวลผลข้อมูล ระบบสื่อสารโทรคมนาคม และอุปกรณ์สนับสนุนการปฏิบัติงานด้านสารสนเทศที่มีการวางแผนจัดการและใช้งานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

เทคโนโลยีสารสนเทศ มีองค์ประกอบสำคัญดังนี้

1. ระบบประมวลผล

2. ระบบสื่อสารโทรคมนาคม

3. การจัดการข้อมูล

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

      หมายถึง ระบบที่รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ทั้งภายใน และภายนอกองค์กรอย่างมีหลักเกณฑ์ มีหน้าที่หลัก 2 ประการคือ

1. สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กรมาไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบ

2. สามารถทำการประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการปฏิบัติงานและการบริหารงานของผู้บริหาร

ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

1. เครื่องมือในการสร้างระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

1.1 ฐานข้อมูล

1.2 เครื่องมือประกอบด้วยส่วนสำคัญ

- อุปกรณ์ คือ ตัวเครื่องหรือส่วนประกอบของเครื่องคอมพิวเตอร์

- ชุดคำสั่ง คือ ชดคำสั่งที่ทำหน้าที่รวบรวม และจัดการเก็บข้อมูลเพื่อใช้ในการบริหารงาน

2. วิธีการหรือขั้นตอนการประมวลผล

3. การแสดงผลลัพธ์

คุณสมบัติของสารสนเทศเพื่อการจัดการ

1. ความสามารถในการจัดการข้อมูล

2. ความปลอดภัยของข้อมูล

3. ความยืดหยุ่น

4. ประโยชน์ของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

ความพอใจของผู้ใช้

1. ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงสารสนเทศที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและทันต่อเหตุการณ์

2. ช่วยผู้ใช้ในการกำหนเป้าหมายกลยุทธ์และการวางแผนปฏิบัติการ

3. ช่วยผู้ใช้ในการตรวจสอบประเมินผลการดำเนินงาน

4. ช่วยผู้ใช้ในการศึกษาและวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา

5. ช่วยให้ผู้ใช้สามารถวิเคราะห์ปัญหาหรืออุปสรรคที่เกิดขึ้น

6. ช่วยลดค่าใช้จ่าย

ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร

       เรียกว่า EIS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้นโดยเฉพาะ เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการ ทักษะและความสามรถในการเข้าถึงสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร

คุณสมบัติของระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร

1. สนับสนุนการวางแผนกลยุทธ์

2. เชื่อมโยงกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์กร

3. มีความสามารถในการคำนวณภาพกว้าง

4. ง่ายต่อการเรียนรู้และใช้งาน

5. พัฒนาเฉพาะสำหรับผู้บริหาร

ข้อดีของระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร

1. ง่ายต่อการใช้งานของผู้ใช้ โดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูง

2. ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีความรู้อย่างลึกซึ้งในเรื่องคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศ

3. ค้นหาสารสนเทศที่ต้องการได้ในเวลาอันสั้น

4. ช่วยให้ผู้ใช้เข้าใจสารสนเทศที่นำเสนออย่างชัดเจน

5. ประหยัดเวลาในการดำเนินงานและการตัดสินใจ

6. สามารถติดตามและจัดการสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อจำกัดของระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร

1. มีข้อจำกัดในการใช้งาน เนื่องจาก EIS ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานเฉพาะอย่าง

2. ข้อมูลและการนำเสนออาจไม่สอดคล้องกับความต้องการของผู้บริหาร

3. ยากต่อการประเมินประโยชน์และผลตอบแทนที่องค์กรจะได้รับ

4. ไม่ถูกพัฒนาให้ทำการประมวลผลที่ซับซ้อนและหลากหลาย
5. ซับซ้อนและยากต่อการจัดการข้อมูล

6. ยากต่อการรักษาความทันสมัยของข้อมูลและของระบบ

7. ปัญหาด้านการรักษาความลับของข้อมูล

ข้อมูลและสารสนเทศ

ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงหรือสาระต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานที่ปฏิบัติ

สารสนเทศ คือ ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว อาจใช้วิธีง่าย ๆ

คุณสมบัติของข้อมูล

1. ความถูกต้อง

2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน

3. ความสมบูรณ์

4. ความชัดเจนและกะทัดรัด

5. ความสอดคล้อง

การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

1. การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล

1.1 การเก็บรวบรวมข้อมูล

1.2 การตรวจสอบข้อมูล

2. การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ

2.1 การจัดแบ่งข้อมูล

2.2 การจัดเรียงข้อมูล

2.3 การสรุปผล

2.4 การคำนวณ

3. การดูแลรักษาสารสนเทศเพี่อการใช้งาน

3.1 การเก็บรักษาข้อมูล

3.2 การค้นหาข้อมูล
3.3 การทำสำเนาข้อมูล

3.4 การสื่อสาร

ลักษณะสำคัญของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

1. MIS ถูกนำไปใช้ในการตัดสินใจของผู้บริหารทุกระดับ

2. MIS เป็นระบบงานซึ่งผสมผสานข้อมูลจากหลาย ๆ แหล่งหรือระบบย่อยหลาย ๆ ระบบที่มีความสัมพันธ์กัน

3. การพัฒนาระบบสารสนเทศ

4. MIS จะใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วย

5. สารสนเทศนั้นจะถือว่าเป็นทรัพยากรที่สำคัญอีกอย่างหนึ่ง

6. ทำการจัดเก็บข้อมูลสร้างเป็นฐานข้อมูลเก็บไว้

7. การมีส่วนร่วมของผู้ใช้ MIS

ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศในองค์กร

      มีหน้าที่หลัก คือ การเก็บรวบรวมข้อมูลจากทั้งภายในและภายนอกองค์กรมาไว้อย่างเป็นระบบ

1. ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ TPS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายในองค์กร

2. ระบบสารสนเทศสำนักงาน OIS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อช่วยให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพ

3. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ MIS คือ ระบบที่ช่วยให้เตรียมรายงานเพื่อให้ผู้บริหารระดับต่าง ๆ ใช้ในการควบคุมการปฏิบัติงานผู้บริหารสามรถใช้สารสนเทศที่ได้จัดการกับปัญหาแบบโครงสร้าง

4. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ DSS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่จัดหาหรือจัดเตรียมข้อมูลสำคัญสำหรับผู้บริหาร เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจ แก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น

องค์ประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

1. เครื่องมือในการสร้าง MIS

2. วิธีการหรือขั้นตอนการประมวลผล

2.1 ทำการประมวลผลข้อมูลทั่วไป

2.2 ใช้ข้อมูลที่มีรายละเอียด

2.3 ระยะเวลาในการใช้ข้อมูลเป็นระยะสั้น

2.4 ระบบการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์

3. มีการจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศเป็นฐานข้อมูล
4. การแสดงผลลัพธ์

5. มีการจัดการเกี่ยวกับทรัพยากรข้อมูล

5.1 การบริหารงานมีความซับซ้อนมากขึ้น

5.2 ความจำเป็นในเรื่องกรอบเวลา

5.3 การพัฒนาทางเทคนิค
5.4 การตระหนักถึงคุณค่าและความก้าวหน้าของเทคโนโลยีต่าง

คำอธิบายรายวิชา

จุดประสงค์รายวิชา
1. มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
2. มีความสามารถนำระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ไปวางแผนวิเคราะห์ ออกแบบ ตลอดจนนำไปใช้พัฒนางานองค์กร
3. เห็นคุณค่าความสำคัญของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

มาตรฐานรายวิชา
1. ปฏิบัติการวางแผนและวิเคราะห์สารสนเทศ
2. ออกแบบและพัฒนาระบบสารสนเทศ
3. นำระบบสารสนเทศไปใช้กับงานในอาชีพ

คำอธิบายรายวิชา

     ศึกษาและปฏิบัติเกี่ยวกับความหมายและบทบาทของข้อมูลและสารสนเทศ ความสำคัญของระบบสารสนเทศกับองค์กรธุรกิจ โครงสร้างการบริหารในองค์กรธุรกิจระดับการใช้สารสนเทศในองค์กรธุรกิจ ระบบสารสนเทศสนับสนุนการตัดสินใจ ระบบผู้เชี่ยวชาญ ระบบปัญญาประดิษฐ์เบื้องต้น